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xxx集团内部控制规范—采购与付款.doc

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xxx 集团内部控制规范—采购与付款 1 XXX 集团有限公司 内部控制规范—采购与付款 第一章总则 第一条为了规范集团所属各公司采购与付款管理,加强采 购、付款等环节的控制,明确各相关部门的权利和义务,防范采 购与付款过程中的差错和舞弊,根据《XXX 集团内部控制规范 ——基本规范》和集团管理需要,制定本规范。 第二条适应范围:本规范适用于集团所属全资子公司、控股 公司(以下简称各公司)。 第三条本规范所称采购与付款,主要是指各公司外购商品或 接受劳务并支付价款的行为。各公司外购商品或接受劳务并支付 价款的控制除固定资产和工程项目外,均按照本规范的规定执 行。固定资产采购由《德赛集团内部控制规范——固定资产管理》 进行规范,工程项目管理由集团公司颁布的其他制度进行规范。 第四条各公司应根据国家有关法律、法规、《德赛集团内部 控制规范——基本规范》以及本规范,建立适合本公司业务特点 和管理要求的采购与付款内部控制明细制度,并组织实施。 第五条各公司总经理(或其他实际负责人,下同)对本公司 采购与付款内部控制制度的建立、健全和有效实施以及采购与付 款业务的真实性、合法性负责。 第六条各公司在建立并实施采购与付款内部控制制度中,至 少应当强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制,并采取相 应的控制措施:(一)权责分配和职责分工应当明确,机构设置 和人员配备应当科学合理; (二)请购依据应当充分适当,请购事项和审批程序应当明 确; (三)采购与验收的管理流程及有关控制措施应当清晰,对 供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、关键合同条 款确定、购进商品的验收与退货等应有明确规定; (四)付款方式、程序和审批权限应当明确。 第二章职责分工与授权批准 第七条各公司应当建立采购与付款业务的岗位责任制,明确 相关部门和岗位的职责、权限,确保办理采购与付款业务的不相 容岗位相互分离、制约和监督。 企业采购与付款业务的不相容岗位至少包括: (一)请购与审批; (二)采购询价与采购下单; (三)采购合同的订立与审核; (四)采购、验收与相关会计记录; (五)付款的申请、审批与执行。 第八条各公司应当建立采购与付款业务的授权制度和审核 批准制度,并按照规定的权限和程序办理采购与付款业务。 第九条各公司应当根据具体情况对办理采购业务的人员定 期进行岗位轮换,防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿 赂、损害公司利益的风险。 第十条各公司应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规 定的程序办理采购与付款业务,并在采购与付款各环节设置相关 的记录、填制相应的凭证,建立完整的采购登记制度,加强请购 手续、采购订单(或采购合同,下同)、验收证明、入库凭证、 采购发票等文件和凭证的相互核对工作。 第三章采购业务过程控制 第十一条各公司在开展采购业务过程中应遵守以下基本原 则: (一)在符合公司产品质量要求的前提下,执行价格从低采 购原则; (二)在符合公司产品质量要求的前提下,优先考虑汇率变 动的影响,确定从国内或国外采购; (三)在符合公司产品质量要求的前提下,采取就近采购原 则; (四)原则上,对同一种类材料或半成品的采购应挑选两家 或两家以上供应商进行比价采购。 第十二条各公司应当对生产经营过程中所需商品或劳务进 行恰当的分类,并有针对性的制定不同的采购业务审批流程。分 类应结合公司的实际生产经营情况,包括但不限于以下类别: (一)纳入 BOM 管理的生产材料; (二)未纳入 BOM 管理的生产用辅料; (三)低值易耗品及加工低值易耗品所需物料; (四)模具及加工模具所需物料(专业制造模具的公司纳入 生产材料); (五)文具、办公用品、劳保用品; (六)电脑及电脑器材; (七)港口拖车、运输及其相关服务; (八)委外加工劳务; (九)检验、检测及其他相关服务; (十)保险服务。 第十三条各公司采购部门应当根据规定的采购制度和经批 准的请购单(或采购需求计划)开展采购业务。 第十四条各公司采购需求应当与公司生产经营计划相适应, 具有必要性和经济性。请购部门提出的请购,应当明确采购类别、 质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。 第十五条各公司应当加强 BOM 管理,尽量将生产耗用的物 料纳入 BOM 管理,并针对每一种不同的物料制定科学合理的消 耗定额。 纳入 BOM 管理的生产用物料的采购需求,须由专门的物控 部门依据销售订单(计划)结合物料消耗定额作出。 需战略备料的材料可根据公司的实际生产经营状况及公司 的订单需求预测作出采购需求,但必须经过特别授权审批。 第十六条各公司应当加强对低值易耗品及模具类物品采购 的预算管理,根据公司的生产经营计划进行采购,该类资产的请 购由相应的资产管理部门作出,使用部门联签意见。 第十七条本规范第十一条第(二)、(五)至(十)项所列商 品或劳务的请购应严格按照预算的要求,结合公司的成本费用政 策,由相应部门作出:其中 (二)、(七)、(八)由物控计划部门作出,(五)、(十)由 后勤部门作出,(六)由电脑部门作出,(九)由品质部门作出。 对于超预算请购的应当明确特别审批权限,由审批人根据其 职责、权限以及公司实际需要对请购进行审批。 第十八条各公司应当明确采购与验收环节的控制流程,对采 购方式确定、供应商选择、验收程序及计量方法等作出明确规定, 确保采购过程的透明化。 第十九条供应商选择原则上应当采用招标的方式确定。 集团将根据业务的发展,逐步推进集团采购资源的整合。对 具备条件的,将推行集中招标采购。 第二十条各公司采购部门应当根据商品或劳务等的性质及 其供应情况确定采购方式。一般物品或劳务等的采购可以采用订 单采购或合同订货等方式,例外紧急需求、小额零星物品或劳务 等的采购可以采用直接购买等方式。 采用合同订货方式采购的,应签订采购合同,《采购合同》 内容一般应包括:签约双方全称、材料名称、规格、型号、技术 要求、订购数量、单价、订货金额、要求到货日期、运输要求、


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