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易飞ERP系统培训教材-订单管理系统_图文


易飞管理软件
订单管理系统培训(COP)
部门: 讲师:

◆◆课程大纲◆◆
1、前言 2、订单管理的系统架构 3、基础信息创建及信息字段说明 4、日常交易作业程序及报表管理 5、批处理作业 6、其它报表 7、期初上线及信息搜集 8、测验及问卷

壹、 前言
一、教育训练课程的目的 二、系统功能及效益

一、教育训练课程的目的
1、了解系统的效益及功能 2、了解信息搜集及整理重点 3、熟悉系统的操作方式 4、了解系统例行作业程序 5、了解系统上线的步骤及导入程序

二、系统功能及效益介绍
(一)、系统功能 1、报价管理及商品售价管理 2、订单进度管理 3、销货实绩管理

(二)、系统效益
1、提高客户及报价信息管理效率 2、提高客户接单、销货处理效率 3、减少延迟交货,提高对客户的服务质量

◆◆课程大纲◆◆
1、前言 2、订单管理的系统架构 3、基础信息创建及信息字段说明 4、日常交易作业程序及报表管理 5、批处理作业 6、其它报表 7、期初上线及信息搜集 8、测验及问卷

贰、订单管理的系统架构
一、系统主画面 二、系统功能图 三、系统主作业程序概述

一、系统主画面

二、系统功能图

基本信息管理
销售预测管理 商品价格管理 订单销货管理
信息维护及管理

部门、业务员、客户、 页脚/签核与列表
MRP需求来源/销售目标 报价作业及客户商品价格管理 订单受订、订单变更、 销货及销退作业 使用者权限设置及口令管理

录入基础信息

三 信息创建与核对




期初数据录入





日常单据录入



流 应收帐款管理

程 应收票据管理

客户、部门、交易对象、 商品计价、单据设置
基本信息列表

导入未结案订单
录入销售预测 录入报价单
录入客户订单 录入订单变更单
录入销货单 录入销货退

明细表 凭证.明细表
凭证.明细表.管制报表 凭证.明细表.管制报表 凭证.明细表.追踪报表 凭证.明细表.追踪报表

◆◆课程大纲◆◆
1、前言 2、订单管理的系统架构 3、基本信息创建及信息字段说明 4、日常交易作业程序及报表管理 5、批处理作业 6、其它报表 7、期初上线及信息搜集 8、测验及问卷

叁、基本信息创建
1、前序作业 2、订单管理系统基本信息创建

1、前序作业
基本信息管理信息系统 1.录入部门信息 2.录入币种汇率 3.设置编码原则 4.录入职务类别 5.录入交易对象分类 6.录入页脚/签核信息

2、录入订单管理系统基本 信息
1、录入客户信息 2、录入客户品号及设置
信用控制参数 3、录入客户价格管理信息 4、录入客户商品的价格 5、设置订单单据性质

1、录入客户信息及字段说明
(一)、客户编号的用途
1.提高信息处理的速度 2.简化信息输入的操作时间 3.查询信息的排序

1、录入客户信息及字段说明
◆总店号请款︰ 多家分公司的帐款统一向总店号请款
◆销售评等及信用评等︰ 销售分析管理系统--客户ABC分析表
◆应收帐款︰应收帐款的明细科目,自动分录 系统的需求字段 (由会计人员输入 )
◆应收票据︰应收票据的明细科目,自动分录 系统的需求字段

1、录入客户信息及字段说明
◆设置客户信用参数︰ 可单独针对此客户设置信用额度控制方式
◆税额计算方式︰ 此客户发票的税额计算方式

◆结帐作业的概念

销货单 销退单

结帐

结帐单

1.直接结帐 2.整批自动结帐
(应收系统)

◆结帐作业的概念--直接结帐

销货单

一对一

结帐单

销货单

结帐单

销退单

结帐单

◆结帐日期︰ 每月20日(依客户固定结帐日) 说明:假设结帐月份在8 月 从7/21-------8/20 日的销货销退, 均为本期的应收帐款基础。
◆预计收款日︰结帐后10日 录入结帐单时或生成时系统会依 本日期默认用途:票据资金管理的 预计资金加项。

2、录入客户品号及设置信用 控制参数
◆客户商品描述: 出口文件可选择打印此字段
(二)、设置信用控制参数 ◆可设置客户信用超限时的处理方式 及查核比率

3、客户商品的价格管理

(一)、单价默认来源 客户商品信息

甲客户
=========A 品号 100 元
B 品号 200 元

报价单
1

2
客户订单
1

2
销货单

(1)、更新商品计价(现行单价制)

人工凭证

销售核价单 人工输入

报价单 客户订单 更新核价﹦Y

销货单

客户商品价格

当单据核准时, 该单据的新单价 将保存于客户商 品价格中

特性
1. 如果业务人员有更改单价的权限,计算机默 认的单价可以于输入作业时更改为需求的单价。
2. 适用于商品的销售每次均必须重新议价,无 关于上次订购的价格,适用于合约式订单。
3. 为了保持单价更新记录方式唯一,最好能将 客户报价单的更新核价设置为【Y】,客户订单 及销货单设置为 【N】。

(2)、标准单价制(A)

优点:

销售核价单 .保留变更记录

输入及更改 权限管制

.统一议价 优点:

单价权限=Y

客户商品信息档

.售订权限弹性化 .将来可追加比较
差异分析表

报价单

客户订单 销货单

(3)、标准单价制(B)

报价单
更新核价﹦Y

优点: .保留变更记录 .统一议价

优点:

单价权限=Y

.售订权限弹性化 客户商品信息档 .将来可追加比较
差异分析表

客户订单

销货单

4、商品价格信息字段说明
◆币种:多币别的单价管理 ◆上次销货:最近一次销货单日期 ◆报价日期/生效日期/失效日期

5、设置单据性质及信息字段说明
(一)、单据编号原则参考
X XX X ── ─ AB C 『A』:厂别区分 『B』:系统性质代码(2码) 『C』:序号:0 .. 9

◆.单别代号:

不可重覆,请以数字组合编码。

◆.单据性质 :

报价单

客户订单

销货单

销退单

营业日报

◆.编码方式:
年码数及流水数的位数可自行设置 , 但编码总数为11码
1.日 编:YYMMDD99999 2.月 编:YYMM9999999 3.流水号:99999999999 4.手动编号:在交易作业中自行输入编号

◆.自动确认:
●单据凭证输入完成后,是否马上进行库 存帐务的更新(库存的增减)或单据实时 生效。
●单据如果输入完成还须第二人审查核准 后,才可更新库存者,应设为【N】。
确认 =凭证核准 =交易交易时点

◆.自动打印:
1.凭证每输完一张马上打印出者这勾选。 2.多人或多机共用打印机时应设置为
批次打印(此字段不勾选)。

◆.核对订单:
针对销货单、销退单是否需输入订单单据
◆.直接结帐: 针对销货单、销退单,此字段勾选后需输入 结帐单号,当销货(退)单确认后即生成一张 结帐单

单别示范

单别 单据名称 自动 自动 核对 更新 直接 确认 打印 订单 核价 结帐

2101 核价报价单 N N

N

YN

2102 一般报价单 N N

N

NN

2201 国内订单 N N

N

NN

2202 国外订单 N N

N

NN

2301 国内销货单 N N

Y

NN

2302 国外销货单 N N Y N Y

2303 服务销货单 N N

N

NY

2304 现金销货单 Y Y

N

NY

2305 样品销货单 N N N N N

2401 销退单

Ny

Y

NN

说明:
◆ 核价报价单:针对分量计价单价更改或有生效 失效日期的报价单,将更新客户商品计价信息。
◆ 一般报价单:复制订单用的报价单,不更新客 户商品资。
◆ 样品销货单:统计需求,可能当管销费用冲帐, 而非应收帐款,且不生成结帐单。
◆ 零星销货单:统计需求,了解无订单销货统计。
◆ 现金销货单:现金交易的销货单。

◆◆课程大纲◆◆
1、前言 2、订单管理的系统架构 3、基础信息创建及信息字段说明 4、日常交易作业程序及报表管理 5、批处理作业 6、其它报表 7、期初上线及信息搜集 8、测验及问卷

肆、日常交易作业程序及报表管理
一、销售预测作业程序 二、商品报价作业程序 三、客户受订程序 四、订单变更程序 五、销货单作业程序 六、销货退回作业程序

一、錄入销售预测作业流程

商品销售目标拟定 可参考 :商品销售统计表

录入销售预测信息

登录日期,品号,数量, 市场代码

销售预测明细表 录入客户订单信息

销售预测信息结案

(一)、录入销售信息字段说明
纳入生产计划管制目的
日期:销售预测对物料需求计划而言是料件的需求来源。
信息若设置为04/30 销售预测A 产品要1000 PCS 假设前置时间为10 天需要有20 种料件组立,则 采购计划会要求您能于4/20 将所有料件购入。 如果客户提早于4/20要出货这下子是不是就来不 及了?一般而言销售预测均为提早的日期,当然 提早后如果销售预测不准时生成存货,可以分散 日期作预测。

二、报价作业程序
录入报价单
报价单

核准

客户报价单确认

依需求 更新客户商

报价单确认

品价格

(一)、报价作业的字段说明
◆. 分量计价: 信息取至客户基本信息及型态信息, 如果本次客户所报价的商品不存在于 商品销售资料中,单价的赋与方式将 以本依据决定
◆ . BOM展开 提供原物料零件展开的报价信息输入

三、客户订单受订作业程序

客户原始订单 订单CFM 录入客户订单

1.现有库存可用量 2.料件库存状况表 3.库存信息查询作业

客户订单
订单核准

商品预计出货表 订单预计出货表 客户预计出货表

客户订单确认

订单进度追踪

(二)、录入客户订单的重要功能
1 .可以直接输入报价单由报价单复制至订单 2 .可以输入客户品号做受订 3 .可以展BOM 接单(单阶SKD及尾阶CKD) 4 .可以联机查询库存数量 5 .可以查询历史交易单价 6 .可以冲销销售预测的信息 7 .已交数量:由销货单更新?请勿自行更改 8 .结案码:当已交数量>=订单数量
?Y 自动结案 9 .指定结案:订单确实不再交货了 10 .查询信用额度

四、客户订单变更作业程序

客户原始订单 变更CFM
录入订单变更单

1.是否已经下单生产 2.是否备货或出货中

订单变更单 变更核准

商品预计出货表 订单预计出货表 客户预计出货表

客户订单变更确认

订单进度追踪

(二)、订单变更处理的特性
1 、 订单变更的单据特性同原订单单别。 2 、 未确认的订单直接从订单更改,无须由
订单变更处理。 3 、 已确定的订单且已经发出通知者,应
保留变更信息且藉由订单变更通知单通 知相关单位处理变更事宜。

五、销货作业程序
客户订单

录入销货单

销货单

核准 备货与点交

商品销货统计报表 历史交易记录表 客户销货明细表 客户销货汇总表

销货单确认

销货实绩管理

(一)、录入销货单主要功能
1 、依订单可做分批交货 2 、可超交订单,完单订单自动结案 3、 允许一张销货单对应多张订单 4 、允许无订单的销货作业 5、 信用余额不足警讯 6 、各库库存可用数量查询 7 、 BOM 展料销货 8 、 不存在的商品受订及更改品名规格

(二)、销货单确认后对信息的影响
销货单信息
客户订单 库存数量 销售记录 批号信息
已受订量

六、销退单作业程序

销货单

录入销退单
销退单

1.决定是否冲销已 销货
2.是否要指定结案

检验 核准

商品销货期报表 历史交易记录表 客户销货明细表 客户销货汇总表

销退单确认

销货实绩管理

(二)、销退作业的注意事项
1 . 销退的货品如为不良品应退至不良品 仓库中检验。
2 . 销退单的确认由销退品入库的管理员 确认为佳。
3 . 一般销退品应输入原订单单号。如果 该订单已经结案,销退品已经确定不 再销货,订单应指定结案。
4 . 如无订单或销货单,销退单价来自客 户商品信息。
5 . 进行批号管理者,批号一定要输入。

◆◆课程大纲◆◆
1、前言 2、订单管理的系统架构 3、基础信息创建及信息字段说明 4、日常交易作业程序及报表管理 5、批处理作业 6、其它报表 7、期初上线及信息搜集 8、测验及问卷

伍、批处理作业
一、重新计算订单已交量作业 二、结束订单作业 三、从订单自动转成采购单作业 四、自动生成客户商品特价作业

一、重新计算订单已交量 作业
(1)此为信息维护的程序,无须定期运行。 当您通過訂單銷貨狀況表发现您订单的已交数量异常, 而销货及退货凭信息均正常且正确时,可运行本作业。
(2)造成异常的原因为 : 机器不正常死机或关机造成数据库更新不正常所导致。

二、结束订单作业
已发出的订单,当已交数量<订单数量 而确实不再交货时,运行订单指定结案 作业,确保不再进货 ? 结案 码 y 指定结案

三、从订单自动转成采购单 作业
作业目的:
可将客户订单的完整信息整笔复制至采购 单中,满足实务上买卖业先接单再采购的 情形。(转手买卖)

四.自动生成客户商品特价作 业
使用时机及义:
对于客户计价信息于一段时间有特别 价格统一调整生效则可使用此作业

◆◆课程大纲◆◆
1、前言 2、订单管理的系统架构 3、基础信息创建及信息字段说明 4、日常交易作业程序及报表管理 5、批处理作业 6、其它报表 7、期初上线及信息搜集 8、测验及问卷

陆、其它报表
一、已出货未开发票检查表 二、销售价格异常表 三、批号销售追踪表 四、出货检配表作业

◆◆课程大纲◆◆
1、前言 2、订单管理的系统架构 3、基础信息创建及信息字段说明 4、日常交易作业程序及报表管理 5、批处理作业 6、其它报表 7、期初上线及信息搜集 8、测验及问卷

柒、期初上线及信息搜集
一、录入未结案订单信息 二、录入客户商品计价信息

一、录入未结案订单信息
在系统上线时,可能手头上有许多已接的 客户订单,但尚未出货完毕,必须对这些信息 加以收集整理,然后利用“录入客户订单”输 入,如此才能在系统上线后对这些客户订单纳 入出货的管制。

二、自动生成客户商品计价 信息
在系统上线前,收集客户商品计价信息, 利用“ 核价单”或“录入客户商品价格”输 入,如此才能在系统上线后对这些客户单据 的单价作预设。

期初余额不导入可不可以?
1.预计出货的追踪信息将会有所遗漏 2.对所产生的生产计划或采购计划 量将产生需求的低估 3.销货单无法追溯订单来源


期初资料不导入可不可以?
1.应以录入报价单更新商品计价信息。 2.或由订单受订时由业务人员逐笔
录入单价后更新成商品计价信息。 3.应无信息可参考,故主管对于单
价审查必须更加仔细与小心。


捌、测验及问卷
1.请所有学员参与测验 2.测验内容有不清楚者请发问

谢谢您的参与,期待下一次与您再相逢



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